WCM.frl - kennis is gereedschap

voor elke uitdaging is er een tool

5x Why

De “5 x Why” methode is een van de beschikbare tools voor het uitvoeren van een root-cause analyse
Door de eenvoudige opzet en effectieve output 
is de 5 x Why methode ook een onderdeel geworden van Kaizen en Lean Six Sigma.

Hoe moet de 5 x Why methode gebruikt worden?
Identificeer het probleem waarvoor de root-cause geïdentificeerd moet worden. 
Stel de vraag Waarom dit probleem is ontstaan? 
Het resultaat is een antwoord met weer een nieuw of ander probleem; 
Neem het eerste antwoord (of probleem) and stel opnieuw de vraag: 
Waar is dit probleem ontstaan?; 
Herhaal deze stappen totdat je bij de kern (root-cause) van het probleem bent gekomen.

5 x Why stappenplan
1. Definieer het probleem
Hoe is het probleem ontstaan? 
Wat is er gebeurd?
Wat zijn de specifieke kenmerken van het probleem of gebeurtenis?

2. Verzamel informatie
Welk bewijs is er dat het probleem daadwerkelijk bestaat?
Hoe lang bestaat het probleem reeds?
Wat zijn de gevolgen van het probleem?

3. Identificeer mogelijke root-causes (oorzaken)
Welke stappen zijn de veroorzaker van het probleem of situatie?
Welke omstandigheden maken het ontstaan van het probleem mogelijk?
Welke overige problemen hangen samen met het centrale probleem?

4. Identificeer de root-cause
Gebruik de 5 x Why methode om de daadwerkelijke root-cause te identificeren. 
Indien nodig kan de 5 x Why methode op meerdere mogelijke root-causes worden toegepast.
Het resultaat van stap 4 is een definitieve root-cause.

5. Bedenk oplossingen en maak aanbevelingen
Welke stappen (oplossing) kunnen genomen worden om het probleem in de toekomst te voorkomen?
Hoe moet de oplossing geïmplementeerd worden?
Wie is verantwoordelijk voor het implementeren van de oplossing?
Zijn er nog risico’s verbonden aan het implementeren van de oplossing?

6. Implementatie
Implementeer de oplossing die het beste aansluit voor het oplossen van de laatste waarom.

7. Meten is weten
Analyseer na implementatie van de oplossing of het probleem inderdaad verholpen is. 
Indien nodig doorloop je het 5 x Why proces opnieuw.

Opmerkingen:
Indien na 5 x Why de root-cause nog niet duidelijk is kun je de waarom vraag gewoon nogmaals stellen.

Om je een idee te geven hoe de 5 x Why methode in de praktijk werkt,
staat hieronder een eenvoudig praktijkvoorbeeld :

Probleem: Klant ontvangt voor de zoveelste keer een bestelling te laat van de leverancier.
Eerste Waarom?
 Waarom heeft de klant de bestelling te laat ontvangen van de leverancier?
Antwoord:
 Het transportbedrijf, verantwoordelijk voor de levering, beschikte niet over de juiste adresgegevens van de klant.
Tweede Waarom?
 Waarom beschikt het transportbedrijf niet over de juiste adresgegevens van de klant?
Antwoord:
 Het adres op de verzending komt niet overeen met het adres van de klant?
Derde Waarom?
 Waarom komt het adres van de verzending niet overeen met het adres van de klant?
Antwoord:
 De klant is 3 maanden geleden verhuisd naar een nieuwe locatie 
en dit nieuwe adres is nog niet opgenomen in het klantenbestand van de leverancier.
Vierde Waarom?
 Waarom is het nieuwe adres van de klant nog niet opgenomen in het klantenbestand van de leverancier?
Antwoord:
 De systeembeheerder is al een ½ jaar ziek en niemand heeft er aan gedacht om het adres aan te passen.
Vijfde Waarom?
 Waarom heeft niemand er aan gedacht om het adres aan te passen?
Antwoord:
 Er is niemand die weet hoe zij een wijziging moeten aanbrengen in het klantenbestand.