WCM.frl - kennis is gereedschap

voor elke uitdaging is er een tool

timemanagement

uitspraak eisenhwr

Deze uitspraak vormt ook de basis voor de nog altijd veel gebruikte Eisenhower-prioriteiten-matrix. 
Waarom is deze methode zo populair? Het antwoord is simpel: 
zijn prioriteitenschema is eenvoudig en praktisch en levert tijdwinst, overzicht en rust op.
Plannen is vaak een bron van frustratie omdat anderen zich niet aan afspraken houden. 
Een realistische werkplanning zorgt dat je in de goede volgorde aan de juiste acties werkt en dat je op remmende factoren anticipeert. 
Je behoudt overzicht en initiatief.

Tijd plannen is tijd besparen 
Aan het einde van de werkdag ben je niet toegekomen aan wat je van plan was.
Toch heb je echt niet stil gezeten.
Doelen vormen de “gids” van je gedrag: wat doe je wel en wat doe je niet.
Door heldere doelen te formuleren, zijn resultaten meetbaar en is feedback mogelijk om je eigen acties of die van collega’s te verbeteren of bij te stellen.

Prioriteiten stellen
Werken betekent keuzes maken.
Problemen ontstaan als er geen keuzes worden gemaakt. 
Dan betekent een "a" soms ‘nee’ en zeggen
Stel je geen prioriteit, dan zeg je zaken toe die je niet doet of niet op tijd afkrijgt. 
Veel mensen geven vooral die zaken aandacht waarvan de deadline (té)dichtbij ligt. (natuurlijk gedrag)

Hoe doe je aan timemanagement:  

Bepaal het hoofddoel van de afdeling waaraan je verbonden bent.

Bepaal daarvan afgeleid het hoofddoel van je functie.

Beslis wat je wilt realiseren in een bepaalde periode.

Bepaal bij elke activiteit wat het toevoegt aan jouw persoonlijke doel of aan dat van de afdeling.

Richt je hierbij zowel op zaken die op de korte als op de lange termijn spelen.

Beschrijf je activiteiten zo concreet mogelijk volgens het SMART-principe:
Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en gerelateerd aan Tijd.

Beslis bij elk doel wat je eerste moment van actie is.



De prioriteitenmatrix van Eisenhower is een veelgebruikt schema
in trainingen time-management
en een handig hulpmiddel om prioriteiten te stellen.

                                     eisenhouwermatrix

Veel mensen zijn geneigd om belangrijke zaken die in Kwadrant II (links boven) thuishoren,
uit te stellen en werken regelmatig in Kwadrant I (rechts boven). 
Als je Kwadrant II maar lang genoeg negeert, komt alles vanzelfsprekend in Kwadrant I terecht! 
Als het goed is, zitten je activiteiten daarom met name in Kwadrant I én II en komt dat ook in je werkplanning tot uiting. 
Wat in de éne functie tot Kwadrant I behoort, is dat voor de andere functie niet.

               terugblik vooruit

Tips:
- Neem elke week minstens 30 minuten tijd voor je werkplanning. 
  Doe dit steeds op elke laatste werkdag van de week, dan neem je je werk minder “mee naar huis”.
- Blik terug op hoe je week verlopen is.
- Controleer of je alles ontvangen hebt waarop je zat te wachten.
- Check of er nog belangrijke berichten bij de post zijn.
- Kijk of je planning voor volgende week nog goed in elkaar zit.
- Geef die zaken die je in de afgelopen week niet gedaan hebt een nieuwe plek in je agenda.