WCM.frl

World Class Manufacturing vanuit Friesland

        walk01Lblack

Gemba Walk

De Gemba Walk is een uiterst krachtig management-tool.
Het is beslist niet moeilijk uit te voeren,
maar je moet soms een drempel over en je moet vasthoudend zijn.
De resultaten zijn geweldig en het is leuk om te doen.

Wat is een gemba-walk?
Gemba betekent "de eigenlijke plaats" in het Japans.
Lean leiders gebruiken Gemba Walks om strategische doelen te bereiken.
In tegenstelling tot typische westerse managementmodellen waarbij de leider wegblijft van werknemers in zijn kantoor,
moedigt Lean aan om de werkvloer op te gaan (Gemba) en te observeren,
te leren, contact te maken met teams en hulp te bieden.

Hoe doe je een Gemba Walk?
De leider die de Gemba Walk doet, observeert de feiten
en vraagt waarom de dingen gaan zoals ze gaan.
De Gemba Walk is gebaseerd op feiten.
Wat gebeurt er op de werkvloer?
Wie is overbelast en wie staat stil?
Vervolgens bespreekt hij zijn bevindingen met het team
en samen stellen ze een verbeterplan op wat vervolgens uitgevoerd wordt.
Het meten van het resultaat is de beloning.

Gemba-Walk stappen
Stap 1: voorbereiding van de Gemba-walk
Stap 2: uitvoeren van de Gemba-walk
Stap 3: uitwerken van de bevindingen
Stap 4: feedback en continu verbeteren

Stap 1: Voorbereiding van de Gemba Walk
Ik vind het zinvol om het team van tevoren te vertellen dat er een Gemba Walk gaat plaatsvinden.
Niet om ze extra te belasten of atypisch gedrag te veroorzaken,
maar zodat het team begrijpt dat het doel van de Gemba Walk is om regelmatig te observeren hoe het proces in het dagelijks leven verloopt.
Vertel het team dat je beschikbaar bent voor een praatje tijdens de Gemba Walk. Dat je tijd hebt.

Maak een plan waarin aandacht is voor:
- op welke aspecten van het proces wil je letten?
- Welke vragen zou je het team willen stellen?
- Naar welke informatie ben je op zoek?
Hoewel je misschien niet altijd het antwoord op deze vragen krijgt,
zullen de teamleden je helpen om niet doelloos door de fabriek of kantoren te dwalen!

Bij het ontwerpen van een plan voor je Gemba Walk kun je bij voorkeur beginnen bij de waardestroom (waardeketen).
Als je het weet, volg dan de waardestroom stap voor stap  langs de productielijn om mogelijkheden voor verbetering te vinden.
Kijk wat er gebeurt in de afzonderlijke processtappen,
welke meerwaarde er wordt gecreëerd voor de klant
en leer van de teamleden hoe hun werk makkelijker en effectiever kan.

Plan je Gemba Walks in je agenda op regelmatige dagen en op verschillende tijden.

Stap 2: Uitvoering van de Gemba Walk.
Ga naar de plaats waar het werk wordt gedaan en bekijk het proces samen met teamleden.
Het is cruciaal dat je naar de echte plaats van actie gaat en observeert.
Zo kun je de workflow beter begrijpen door deze met eigen ogen te zien.
Dit is waarschijnlijk de belangrijkste stap.

Stel open vragen en wees geduldig.
Het is belangrijk om werknemers niet te veroordelen of te controleren.
De Gemba Walk is geen excuus om slapende werknemers op het werk te bespioneren.
Integendeel, een leider op een Gemba Walk zou vragen:
waarom slapen mensen op het werk, zijn ze overwerkt of zijn ze werkloos?
Respect voor de mensen die met of voor jou werken is één van de voorwaarden voor een succesvolle Gemba Walk.
De Gemba Walk geeft je meer inzicht in de knelpunten in de waardestroom.

Stap 3: uitwerken van de bevindingen
Schrijf je bevindingen op.

Stap 4: feedback en continu verbeteren
Als je eenmaal hebt geleerd hoe de workflow eruit ziet,
welke moeilijkheden zich voordoen en wat waardecreatie belemmert (verspillingen),
ontwikkel dan een actieplan (met je team) om de situatie te verbeteren.
Zorg ervoor dat het plan gedetailleerd genoeg is om de wijzigingen door te voeren.
Bespreek dit in detail met je team.
Zorg voor feedback en inbreng van je teamleden op oplossingsrichtingen.
Daarom is het logisch om je Gemba te beperken tot onderdelen van de waardecreatie per sessie.
Anders wordt je actieplan te uitgebreid en lopen veranderingen op niets uit.
Liever incrementele verandering dan een revolutie die het moreel en de productiviteit tegelijk zou kunnen raken.

Als deze stap wordt overgeslagen, wordt je Gemba Walk gereduceerd tot het binnendringen van de werkruimte van het team.

Zorg voor het uitvoeren van de vastgestelde acties en meet wat het effect van de verandering is.
Bij een volgende Gemba Walk kun je terugkoppeling geven aan de teamleden over veranderingen/verbeteringen die gerealiseerd zijn.

Wat levert de Gemba-walk op:

  • Continu verbetering van je value-stream
  • Kennis over feiten en data uit de eerste hand
  • Interactie met medewerkers
  • Opbouw van werkplezier
  • Verbetering van veiligheid
  • Verbetering van standaard procedures

Tips voor een succesvolle Gemba Walk:
Reserveer voldoende tijd en blok dit
Plan het regelmatig en wissel de tijden af
Licht je teamleden in over het hoe en waarom van de Gemba-walk
Loop met een thema en niet zonder doel
Concentreer je op het proces niet op mensen
Houd de value stream goed in de gaten
Loop met een medewerker, niet alleen
Stel open vragen zoals:

  • Waar werk je aan?
  • Is er een vastgelegde procedure?
  • Wat is je doel  (productie)?
  • Wat is je huidige situatie (productie)?
  • Welke hindernissen ervaar je (verspillingen)?
  • Hoe herken je de root-cause van de verspilling?
  • Hoe kun je verbeteren? En met wie bespreek je dit?
  • Wanneer mag ik terugkomen om de verbeteringen te zien?

Toon respect (Het is goed, ik heb de tijd)
Leg je observaties vast
Doe geen voorstellen tijdens de Gemba-walk, observeer.
Deel wat je hebt geleerd/gezien
Moedig feedback aan van de teamleden
Learn by doing

Observeer tijdens toekomstige Gemba-walks wat er is veranderd
en of dit de beoogde resultaten heeft opgeleverd. Koppel dit terug

Eigenlijk is de DEMING-cirkel ook hier van toepassing

Waar moet je op letten?
Er is niet één echte manier om een ​​Gemba Walk te doen.
Waar je op kunt letten zijn de volgende punten:

  • Wordt er op een gestandaardiseerde manier gewerkt
    of pakken medewerkers zomaar willekeurige taken op?
  • Hoe overzichtelijk is de werkomgeving?
    Hoe netjes is ze?
    Hoe vaak komen werknemers objecten tegen die er niet zouden moeten zijn of niet bedoeld waren?
    Dit geldt voor zowel fysieke als immateriële werkomgevingen.
    Moeten werknemers tonnen irrelevante informatie doorzoeken om de inhoud te vinden waarnaar ze op zoek zijn?
  • Is de werkomgeving veilig of zijn er mogelijk gevaarlijke situaties?
  • Let ook op onnodige loopafstanden, vergaderingen of reizen.
  • Praat met de werknemers, wees geïnteresseerd.
    Waarom doen ze wat ze doen?
    Welke problemen hebben zij die voor een buitenstaander niet duidelijk zijn?
    Soms moet je het gewoon vragen!
  • Is er veel wachttijd/vrije tijd?
    Hoeveel tijd besteden mensen aan wachten tot er iets gebeurt, tot de vorige processtap is voltooid, tot een product is goedgekeurd, enz.?
  • Wachten werknemers op machines of wachten machines op werknemers?
    Hoewel het laatste acceptabel is, mag het eerste nooit worden geaccepteerd.
  • Zijn aangewezen gebieden duidelijk gemarkeerd, of is informatie te allen tijde toegankelijk voor medewerkers in een kennis-gebaseerde omgeving?
    Weet je waar je moet zijn voor informatie over waar of wie je om hulp kunt vragen?

Tot slot:
Wat je ook doet - stuur nooit je ondergeschikte om voor je te "walken".
Als leider moet jij bij de “goudmijn” zijn waar je product wordt gemaakt en zien wat er werkelijk gebeurt.
De kans is groot dat je veel verdient met de verbeteringen die je kunt aanbrengen
terwijl je je team een ​​beetje beter leert kennen.