WCM.frl - kennis is gereedschap

voor elke uitdaging is er een tool

KPI's

Kritieke prestatie-indicatoren (Engels: key performance indicators), afgekort KPI's, 
zijn variabelen om prestaties van ondernemingen te analyseren. 
Het is een managementinstrument. 
Het is echter niet hetzelfde als kritieke succesfactoren (Engels: critical success factors).

Herkomst KPI's
De concepten "kritieke prestatie-indicatoren" en "kritieke succesfactoren" 
zijn bedacht door D. Ronald Daniel en Jack F. Rockart van McKinsey & Company. 
De termen werden in 1961 voor het eerst gebruikt. 
In 1995 hebben James A. Johnson en Michael Friesen het toegepast op vele verschillende branches.

Gebruik KPI's
Ondernemingen proberen hun strategie in de praktijk te brengen. 
Om in de dagelijkse praktijk rekening te houden met de abstractere langetermijndoelen, 
stellen ze zich doelen voor de korte termijn. 
Men creëert zo operationele doelstellingen. 
Aan de hand van deze doelstellingen kan men beoordelen of een onderneming er in slaagt om de geplande strategie waar te maken. 
Bij de operationele doelstellingen zoekt men de kritieke prestatie-indicatoren,
waarmee het management haar prestaties kan beoordelen. 

Een KPI voldoet meestal aan het SMART-principe:
Specifiek; Is de doelstelling eenduidig?
Meetbaar; Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt?
Acceptabel; Is deze acceptabel genoeg voor de doelgroep en/of management?
Realiseerbaar; Is het doel haalbaar?
Tijdgebonden; Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn? 

Voorbeeld:
Als het strategische doel van een bedrijf is om de snelste groei in haar bedrijfstak te hebben, 
kan haar voornaamste prestatie-indicator de meting van de jaarlijkse opbrengstgroei zijn.

Relatie KPI's en kritieke succesfactoren
Een kritieke succesfactor (KSF) is geen kritieke prestatie-indicator (KPI).
Kritieke succesfactoren zijn zaken die van cruciaal belang zijn om een strategie succesvol uit te kunnen voeren. 
KPI's spelen ook een belangrijke rol bij leveranciersmanagement, 
omdat op deze manier de kwaliteit gemeten kan worden. 
KPI's zijn meetmethoden die managementdoelstellingen kwantificeren, 
zodat de uitvoering van de strategie gemeten kan worden. 
Een kritieke succesfactor is datgene wat een organisatie vooruit brengt, 
wat de bedrijfsvoering maakt of breekt. 
Medewerkers moeten zichzelf elke dag afvragen: 'Waarom zouden klanten voor ons willen kiezen?' en het antwoord ligt in de kritieke succesfactoren.

Voorbeeld:
KPI = Aantal nieuwe klanten.
KSF = gebruik van een callcenter om offertes uit te brengen.

KPI's op drie niveaus
KPI's worden op drie niveaus gedefinieerd. 
Op het topniveau (Missie/Visie) volstaan drie tot vijf KPI's om te bepalen of een organisatie op koers ligt.
Op lagere niveaus worden KPI's doorgaans samengesteld uit een set onderliggende prestatie indicatoren, 
bijvoorbeeld op basis van de balanced scorecard.

1. Visie en missie 
– In de visie en missie wordt de bestaansreden van een organisatie vastgelegd. 
Begrippen als strategische intentie, aandeelhouderswaardeperspectief (shareholder value perspective) en stakeholderwaardeperspectief spelen hierbij een rol.

2. Strategische doelstellingen
 – Waar moet de aandacht van de organisatie vooral naar uitgaan om haar visie succesvol na te streven. De interne en externe omstandigheden waarbinnen een organisatie moet werken spelen hierbij een bepalende rol. De geëigende manier om deze vast te stellen is de strategische analyses: SWOT-analyse, PEST-analyse, wat zijn de kerncompetenties, wat is de rol in de waardeketen (value chain).

3. Doelstellingen 
– Strategische doelstellingen zijn van hoog niveau. Om werkbaar te kunnen zijn voor organisaties, moeten deze worden opgesplitst naar concrete en specifieke (SMART)-doelen. Deze worden omgezet naar tactische plannen, met realistische planningen, verantwoordelijken en budgetten. Volgens de uitgangspunten van SMART moeten ze daarenboven meetbaar zijn.

Nut van KPI's
KPI's verstrekken belangrijke informatie aan de organisatie. 
Met deze informatie kan de ontwikkeling van de onderneming als geheel gevolgd worden, 
in vergelijking met het verleden en in vergelijking met de concurrentie.
Daarnaast is het een handig instrument om voorspellingen mee te doen, door de resultaten te extrapoleren. 
Verder is een belangrijk voordeel van het gebruiken van de KPI dat een strategie op de lange termijn 
relatief eenvoudig vertaald kan worden naar prestaties op de korte termijn. 
Als de strategie is om de grootste speler in de industrie te worden, 
dan kan men als KPI proberen de snelste groeier te willen zijn van de bedrijfstak.

KPI's in verschillende bedrijfstakken
KPI's variëren tussen bedrijven en de industrieën, afhankelijk van hun prioriteiten en hun strategie. 
Een voedingsmiddelenconcern zoals Unilever zal heel andere KPI's hanteren dan een softwarebedrijf of een bibliotheek. 
Over het algemeen worden de prestatie-indicatoren in de jaarverslagen van de ondernemingen uitgelegd.

Verschillende KPI's
De meeste KPI's die ondernemingen meten zijn varianten op een beperkt aantal indicatoren. 
De meest voorkomende KPI's zijn hieronder weergegeven per deelgebied.

Algemene KPI's
Groei van de bedrijfswaarde
Merkherkenning (onderzoek of afnemers je merk kennen)
Groei van het marktaandeel
Cijfer verloren cliënten
Cijfer voornaamste cliënten
Snelheidsevaluatie investering project
Klanttevredenheid

Financiële KPI's
Rentabiliteit van de EBITDA (Earnings Before Interest, Tax, Depreciation and Amortization)
Te innen rekeningen
Dagen uitstaande verkoop
Langdurig uitstaande schulden
Rentabiliteit Eigen Vermogen
Rentabiliteit vreemd vermogen
Rentabiliteit totaal vermogen
Current ratio
Quick ratio
Cash ratio
Debt ratio
Verschillende soorten kosten ten opzichte van elkaar/omzet
Omloopsnelheid van het vermogen
Omloopsnelheid van de omzet
Omloopsnelheid van de voorraad
Rentedekkingsfactor

Humanresource-KPI's
Hierbij analyseert men ontwikkelingen met betrekking tot het personeel.

1.Tijdigheid van acties 
verwerking salarismutaties, indicator (aantal terugwerkendekrachtmutaties)
termijnen wet poortwachter, indicator (aantal signaleringen arbodienst)
aanleveringen ten behoeve van planning & controlcyclus, indicator (procesevaluaties P&C-spoorboekje)
besluiten opgemaakt redelijke termijn voorafgaand aan ingangsdatum besluit, indicator (steekproefbesluiten)

2.Effect van HR-functie 
verloop t.o.v. sector
verzuim t.o.v. sector
mutatie omvang inhuur derden t.o.v. loonsom (als de juiste mens op zijn plek zit hoef je niet in te huren)
uitkomsten medewerkerstevredenheidsonderzoek (=totaalscore van vele door HR te beïnvloeden factoren)

3.Actualiteit van (gepresenteerde) regelgeving 
hoe 'bij' is het intranet
hoe 'bij' is de regelgeving, bijvoorbeeld ten opzichte van wettelijke bepalingen?
hoe 'bij' zijn de HRM-ers; kennen zij de regels en de kaders?

4.Doelmatigheid en rechtmatigheid van de bedrijfsvoering op HR-gebied 
hoe scoor je als HR in de Interne Controles van de organisatie?

5.Inzet van middelen 
kosten per salarisstrook
aantal HRM-ers per 100 fte
kosten HRM ondersteunende diensten (ARBO, loopbaanbegeleiders, juridisch arbeidsrechtelijk advies)

6.Beschikbaarheid/doorlooptijd 
hoe snel heeft een klant antwoord op servicedesk vragen
hoe snel wordt de telefoon beantwoord?
hoe snel wordt een declaratie afgehandeld?

 Verkoop KPI's
Hierbij beheerst men de competenties, processen en besturing binnen verkoop organisaties 
met het doel om verkoopdoelstellingen te realiseren.
-          Financiële indicatoren
-          Operationele indicatoren
-          Klanttevredenheidsindicatoren
-          Medewerkertevredenheidsindicatoren
-          Verkoop kennis
-          Verkoop vaardigheden
-          Commerciële attitude
-          Commerciële cultuur
-          Verkoopprocescompetenties
-          Salesmanagementcompetenties
-          Verkoopondersteunende systemen
-          Verkoopstrategieën
-          Samenwerking tussen verkoop en andere bedrijfsfuncties

KPI01
voorbeeld van KPI dashboard