WCM.frl - kennis is gereedschap

voor elke uitdaging is er een tool

PDCA

PDCA (Plan - Do - Check - Act) cyclus
Het wordt ook wel de Deming Circle genoemd. 

PDCA

PDCA is een methode voor sturen op het halen van beoogde resultaten
PDCA is een regelkringprincipe voor procesbesturing. 
PDCA is een hulpmiddel voor probleemoplossen.
PDCA heeft een cyclisch karakter, met continu aandacht voor verbetering.


De vier activiteiten in de kwaliteitscirkel van Deming zijn:

•    PLAN :  Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. 
                   Stel voor deze verbetering een doel vast.
•        DO :  Voer de geplande verbetering uit in een gecontroleerde proefomgeving
                   en meet continu of de verbetering plaatsvindt.
• CHECK :  Meet het resultaat van de verbetering, vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie 
                   en toets deze aan de vastgestelde doelen.
•      ACT :  Stel de verbeteractie bij aan de hand van de gevonden resultaten bij CHECK.


Het toepassen lijkt op het eerste gezicht simpel. 
In de praktijk blijkt het implementeren niet eenvoudig.
Het principe kan overal en in elke situatie worden toegepast.
Belangrijk is het consequent toepassen van alle 4 kwadranten. 
De prestaties worden continu verbeterd. 
Het standaardiseren maakt het mogelijk om een bedrijf 
op een steeds hoger niveau te laten werken.
"hoog" heeft hier de betekenis: effectief, zonder verspilling, doelgericht, efficient.

De visie is dat elke medewerker aan een (productie-) proces 
met behulp van dit model in staat is om zijn eigen werkwijze te beoordelen en te verbeteren. 
De handelingen van de medewerker vormen namelijk een eigen deelproces van het hoger gelegen proces (grotere plaatje). 
Het management dient de analyse te doen over de hoger gelegen processen
en de directie dient de analyse te doen voor de primaire bedrijfsprocessen. 
Deze PDCA-methode wordt vaker onbewust impliciet dan bewust expliciet toegepast.

Vragen die kunnen stellen bij het toepassen:
- Je weet mogelijk wel wat de PDCA cyclus is, maar pas je het ook toe in je organisatie? 
- Wil je meer halen uit je mensen, processen en KPI’s, en beter kunnen sturen op de ‘drivers’ achter hogere bedrijfsresultaten? 
- Maakt je organisatie wel plannen, en voert deze uit, maar blijft de invulling van de stappen ‘check’ en ‘act’ vaak achterwege? 
- Hoe kun je snel ontdekken waar de ‘gaten’ zitten in de PDCA cyclus en deze verhelpen?

een gedetailleerde beschrijving van de 4 stappen kunnen ook zijn, zoals hierna wordt beschreven. 
Het doel van de PDCA-cirkel is hier:
Het permanent bewaken van het verbeterproces en zorgen dat de beoogde verbeterresultaten ook daadwerkelijk worden bereikt.

P L A N  -  het plannen (bepalen van de gewenste output, de norm)
In de planfase of onderhandelingsfase wordt een plan opgesteld
waarin opgenomen is welke resultaten je wilt bereiken en hoe je dat wilt doen.
Daarbij wordt rekening gehouden met eventuele kaders die als randvoorwaarde aan het proces zijn opgelegd.
Elk resultaat wordt precies gedefinieerd aan de hand van ‘smart’ doelstellingen of normen.
Tevens leggen we vast hoe we deze doelstellingen via kritische prestatie–indicatoren (KPI’s) willen gaan meten.
• Zijn de doelstellingen SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden)?
• Zijn de doelstellingen vanuit de belangen van verschillende stakeholders (aandeelhouders, medewerkers, klanten, maatschappij) 
   opgesteld en is geprobeerd daarin evenwicht te betrachten?
• Zijn er voldoende middelen beschikbaar (geld, opleiding)?

D O  -  het uitvoeren (het realiseren en registreren van de output)
 In de do–fase vinden alle uitvoerende activiteiten van het proces plaats. 
Het goedgekeurde plan uit de vorige fase vormt daarbij het uitgangspunt. 
Tijdens de uitvoering vindt permanente meting van vastgestelde prestatie–indicatoren plaats. 
De activiteiten in de do–fase zijn bij reguliere, operationele processen meestal verspreid over meerdere subprocessen.
•Hoe vindt de meting plaats? (registreren van feiten/het meten (verzamelen van relevante informatie=KPI’s)

C H E C K  -  het controleren (het vergelijken van de realiteit en de norm)
 De check– of acceptatie–fase vergelijkt werkelijk behaalde resultaten met de resultaten die gepland waren . 
De verschillen worden geëvalueerd en oorzaken van opgetreden verschillen achterhaald.
•Worden de doelstellingen gehaald (binnen randvoorwaarden tijd, geld,  kwaliteit) 
•Worden verbeterpunten bewaakt (en vindt er opnieuw controle plaats)?
•Is de informatie volledig, tijdig en betrouwbaar (de aspecten van de administratieve organisatie).

A C T  -  het bijsturen (evalueren en ingrijpen)
 In de act fase wordt daadwerkelijk bijgestuurd. Het management (de proceseigenaar) intervenieert en neemt maatregelen 
om het oorspronkelijk geplande resultaat alsnog te behalen. 
•het besluiten over het ingrijpen op basis van plan versus realisatie 
•het daadwerkelijk ingrijpen c.q. bijsturen. 

Erg belangrijk is het standaardiseren (borgen) zoals ook het plaatje bovenaan dit artikel laat zien. 
Een valkuil is dat bij verslappen van de aandacht de situatie verslechtert tot een situatie als voorheen (of mogelijk slechter).  
Het borgen van de verbetering in de organisatie moet worden gedaan om langdurig effect verkrijgen. 
Vervolgens kan een volgend verbeterniveau worden bereikt door opnieuw de cirkel te doorlopen. 
De organisatie komt daardoor steeds verder de helling op en presteert op een hoger niveau.


PDCA02