WCM.frl - kennis is gereedschap

voor elke uitdaging is er een tool

Standaard werkinstructie

Een werkinstructie bevat instructies om werk zelfstandig uit te kunnen voeren. 
Een werkinstructie dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
-          het is zodanig beschreven dat een persoon het werk kan uitvoeren, 
zelfs als deze dit voor het eerst doet;
-          de mate van detaillering (het detailleringsniveau) dient niet verder te gaan 
dan de vakbekwaamheid van de uitvoerende; 
dat wil zeggen dat de uitvoerende met het kennisniveau dat voor zijn functie/rol benodigd is de werkinstructie kan begrijpen.

Een werkinstructie kan alle voorkomende werkzaamheden bevatten die voor een functie of afdeling van toepassing zijn. 
In dat geval is er sprake van een handboek. 
Een werkinstructie kan ook onderdeel zijn van een procedure 
waarbij specifieke procedurestappen worden uitgewerkt in aparte werkinstructies.

Het fundament
Werkinstructies zijn bij continu verbeteren onmisbaar.
In de werkinstructies leggen we het fundament voor het continu verbeter huis.

De werkinstructies zijn het vertrekpunt en ook middel om te borgen.
Veel organisaties zien niet het verband tussen continu verbeteren en werkinstructies.
De werkinstructies zelf en het maken van de instructies, 
wordt los gezien en behandeld als een bureaucratische rompslomp.
 "We hebben nog wel ergens iemand dat dat even erbij doet".
Vaak is het doel ook om voor het ISO certificaat de boel op orde te hebben.
Als de bovenstaande houding in de organisatie leeft, dan heeft de organisatie een groot probleem.
Pak dit bij de bron aan en zet een goed maakproces (voor de instructies) op 
en maak instructies die de mensen waarderen en gebruiken.

De eisen
Waar moet dat maakproces aan voldoen en welke eisen stellen we aan de instructies zelf.
Hieronder een opsomming van de belangrijkste eisen.

1-Eigenaarschap
De inhoud van de instructies wordt opgesteld door de mensen die het proces uitvoeren.
Zijn er externe eisen, dan worden die aangeleverd en meegenomen door diezelfde mensen. 
Dat geldt ook voor specialistische kennis.

2-Nog een keer eigenaarschap 
De team leider (first line manager) beoordeelt of de werkinstructie goed is en zorgt dat de WI gewaarmerkt is. 
Ook zorgt de teamleider dat andere teams ingelicht worden en dat de mensen in het eigen team getraind worden in de nieuwe instructie.

3-Waar sla je de WI op
De werkinstructie is altijd aanwezig op de plek waar het beschreven werk wordt uitgevoerd.
De mensen kunnen dus zonder zoek- en loopwerk de instructie raadplegen.

4-Niet spitten in dik boek of veel computer bestanden
Soms zijn de instructies uitgebreid en verdeeld over meer documenten en/of computerbestanden. 
Zorg in dat geval dat er een eenvoudige zoek structuur aanwezig is. 
Bedenk hoe mensen zoeken. Maak het makkelijk.

5-Snel aan te passen
Ik kan het niet genoeg benadrukken. Een werkinstructie moet razend snel aangepast kunnen worden 
en het aanpassen mag ook niet veel moeite kosten.
Een wijziging procedure mag nooit het continu verbeteren vertragen. 
Als dat wel zo is dan heeft de organisatie de prioriteiten absoluut niet op een rij.

6-Makkelijk beheer
De opslag, waarmerking en garantie van eenduidigheid, moeten heel eenvoudig zijn. 
Zoek naar het meest eenvoudige systeem en schuw dan ook de creativiteit niet. 
Let op: Complexiteit leidt tot fouten en dat is nu juist wat we o.a. met instructies willen voorkomen.

7-Duidelijk en eenvoudig
De zinnen en woorden in de instructie zijn duidelijk, eenvoudig en begrijpbaar. 
Geen lange zinnen, geen afkortingen, geen buitenlandse woorden,.....
In dit kader is eis 1, ook belangrijk . Op het moment dat de mensen zelf de instructie maken, 
dan wordt het vanzelf duidelijk en eenvoudig.

8-Één Plaatje zegt meer dan 100 woorden
Veel te vaak worden instructies alleen nog opgebouwd met woorden en zinnen. 
Abstracte symbolen, zoals die gebruikt worden bij stroom diagrammen vallen wat mij betreft in diezelfde categorie.
Heel vaak is de schrijver apetrots. Kijk eens hoe strak en mooi de instructie is. 
Volledig juridisch dichtgetimmerd en absoluut ISO-bestendig. 
Dat niemand er een lor van snapt dat maakt niet uit. Gebruik foto's en plaatjes. 
Teken met de hand het proces. Als je bijvoorbeeld handelingen op de computer moet uitleggen 
maak dan screenshots of nog beter een video opname.
werkinstructie01