WCM.frl - kennis is gereedschap

voor elke uitdaging is er een tool

Corrective Preventive Action

Corrective action
De organisatie moet maatregelen treffen om de oorzaken van geconstateerde afwijkingen te elimineren 
met het oog op het voorkomen van herhalingen.
Men spreekt van een corrective action als er iets mis is gegaan: 
er ligt bijvoorbeeld een klacht van een klant, er zijn tekortkomingen geconstateerd tijdens de productie enz. 
Om de klacht of de tekortkoming op te lossen wordt het probleem geanalyseerd 
en wordt er gezocht naar een effectieve oplossing die dit probleem voor dit moment,
maar ook voor de toekomst oplost.

Preventive action
De organisatie moet bepalen welke maatregelen getroffen worden om de oorzaken van potentiële afwijkingen te elimineren 
met het oog op het voorkomen van het optreden van deze afwijkingen. 
Men spreekt pas van een preventive action als zich nog geen problemen of tekortkomingen hebben voorgedaan. 
Een preventive action is een maatregel die wordt genomen om een eventuele tekortkoming in de toekomst te voorkomen.

Belangrijkste verschil
Beide maatregelen worden dus genomen ter voorkoming van afwijkingen, preventie dus, vandaar de verwarring. 
Maar je kunt duidelijk zien dat de corrective action worden genomen als gevolg van afwijkingen, 
terwijl de preventive action wordt genomen om mogelijke afwijkingen te voorkomen. 
Het systeem van corrective actions is dus reactief van karakter, terwijl preventive actions eerder planmatig van karakter zijn.
Veel kwaliteitsafdelingen eisen in hun systeem dat zowel corrective actions als preventive actions worden getroffen 
nadat een afwijking is geconstateerd. 
Dat is per definitie onjuist. 
Als een afwijking zich al heeft voorgedaan definieer je geen preventive action maar corrective action. 
Soms wordt als argument gebruikt dat de corrective action betrekking heeft op het doelgebied waarin de afwijking zich heeft voorgedaan 
en dat de preventive action betrekking heeft op andere gebieden waar eenzelfde afwijking zich kan voordoen. 
Met andere woorden, herhaling van eenzelfde afwijking maar dan in een ander doelgebied te voorkomen! 
In welke mate wil je de medewerkers nog meer verwarren? 
Daarbij is het niet gezegd dat het niet goed is om te beoordelen of de afwijking zich in een ander deel van de bedrijfsvoering kan voordoen.
Integendeel zelfs.
Het is een voorwaarde voor een deugdelijk systeem van corrective actions. 
Het gaat om het vaststellen van de oorzaak,
om vervolgens te bepalen waar deze oorzaak allemaal nog meer effect op kan hebben.

Noodzaak voor corrective actions
Vaak wordt de kwaliteitsafdeling verweten op alle slakken zout te leggen. 
Men heeft tijdens de audit een afwijking geconstateerd en men zwaait al met het formulier waarop de correcties, 
de corrective actions en de preventive actions genoteerd dienen te worden. 
Ergens verstopt in het bijbehorende voorschrift staat nog wel dat als je van mening bent dat een correctie,
corrective action of preventive action niet noodzakelijk is, je daarvoor een verantwoording moet geven. 
Maar daar schijnt de kwaliteitsmedewerker overheen gelezen te hebben. 
Dus je schrijft bij de preventive action dat de corrective action ook preventief van aard is (wat een onzinnige opmerking is) 
en geeft degene die de fout gemaakt heeft voor straf als corrective action een training. 
De kwaliteitsafdeling weer blij en we zijn met ons allen weer lekker bezig, maar hebben niets voorkomen. 
Om corrective actions te nemen die daadwerkelijk voorkomen dat de afwijking zich herhaalt 
is een onderzoek van de oorzaak nodig.
Het is daarbij zaak de grondoorzaak te vinden. 
Hiervoor zijn meerdere technieken beschikbaar, waarop ik hier niet verder zal ingaan. 
Daarnaast is een risicoanalyse noodzakelijk.
Hoe groot is de kans op herhaling en hoe ernstig zijn de gevolgen. 
Beide zoveel mogelijk vastgesteld op basis van historische feiten. 
Alleen als dat tot een onacceptabel risico leidt is het nodig om corrective actions te nemen. 
Het is beter deze analyse uit te voeren, in plaats van de maatregelen. 
Te vaak worden de meest stompzinnige corrective actions door de kwaliteitsafdeling geaccepteerd, 
zonder enige onderbouwing van de geschiktheid en de noodzaak voor de maatregel.

Noodzaak voor preventive actions
Ook bij preventive actions worden risico’s ingeschat,
omdat er veelal geen historische feiten beschikbaar zijn: 
de afwijking heeft zich immers nog niet voorgedaan. 
Wel kunnen historische feiten worden toegepast om een zo betrouwbaar mogelijke inschatting te maken. 
Het hele principe van statistische procescontrole is hierop gebaseerd. 
Ook procesvalidaties geven inzicht in de mate waarin het proces resultaten oplevert die voldoen aan de gestelde eisen. 
Bij nieuwe producten of processen kan men zich baseren op gegevens van vergelijkbare producten of processen. 
Hoe meer inzicht in de bronnen van variatie en de invloed die ze uitoefenen op de eindresultaten, 
hoe beter afwijkingen voorkomen kunnen worden. 
Preventive actions worden bij voorkeur gedurende de ontwerpfase van het product of het proces vastgesteld. 
Als in deze fase de juiste preventive actions worden genomen,
dan zijn corrective actions niet noodzakelijk.